Was passiert bei der Lohnabrechnung?

Was passiert bei der Lohnabrechnung?

Ein Mal im Monat habt ihr alle (zumindest indirekt) mit der Lohnbuchhaltung und dem Controlling Kontakt. Und zwar dann, wenn am Monatsanfang die Löhne und Gehälter überwiesen werden. Im Regelfall erfolgen die Überweisungen am dritten Werktag eines Monats. Damit wir das einhalten können, ist bei inzwischen 2000 Mitarbeitern eine entsprechend gute Organisation notwendig, die wir euch hier näher erläutern möchten.

Am ersten Werktag eines Monats starten die Kollegen aus dem Controlling mit der Sichtung und Prüfung aller Bonusbeträge und besprechen noch notwendige Anpassungen, Korrekturen und Nachtragungen mit den Führungskräften, der Personalabteilung und der PEP. Schließlich sollen ja alle Boni, die den vergangen Monat betreffen, korrekt berücksichtigt und erfasst werden. Ist dies erfolgt, werden die gesamten Bonusbeträge mit der Geschäftsführung besprochen und dann zur Auszahlung freigegeben und an die Lohnbuchhaltung übergeben.

Am zweiten Werktag sichten und prüfen die Kolleginnen und Kollegen aus der Lohnbuchhaltung die gesamten auszuzahlenden Beträge. Jede/r von ihnen bearbeitet schwerpunktmäßig ein bis zwei Standorte. Auch hier werden noch Auffälligkeiten, fehlende Daten und Rückfragen geklärt. Dies können nicht nur unternehmensinterne Angelegenheiten sein, sondern auch die Krankenkassen, das Arbeitsamt oder das Finanzamt betreffen.

Am dritten Werktag werden noch letzte offene Punkte geklärt und dann so genannte Probeabrechnungen erstellt, um die Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Korrektheit prüfen zu können. Jetzt ist es wichtig, dass gerade bei Neueintritten alle Angaben stimmen, sonst kommt es zu Fehlermeldungen und die Abrechnung verzögert sich. Ist alles korrekt, dann überweisen die Kolleginnen und Kollegen alle Löhne, Boni und Gehälter.

Im Anschluss werden alle Abrechnungen gedruckt und zusammengestellt und dann an die Standorte verteilt. Bei Ein- und Austritten im jeweiligen Monat werden außerdem die Meldebescheinigungen für die Krankenkassen erstellt. Finden Austritte zum Jahreswechsel statt, erstellen wir zusätzlich die Lohnsteuerbescheinigungen. Alle diese Dokumente solltet ihr sorgfältig aufbewahren, da sie später für die Rentenberechnung wichtig sein können.

Damit ihr immer informiert seid, wann ihr mit euren Löhnen und Gehältern rechnen könnt, veröffentlichen wir hier im Portal zur Mitte jeden Monats den voraussichtlichen Zahlungstermin. Sind dann alle Löhne und Gehälter am Anfang des Folgemonats überwiesen worden, veröffentlichen wir das ebenfalls hier im Portal.